事例 京都先端科学大学 - 地域創生クラウド

金嶋様大学名の変更や中高一貫化など、学校として大きな変化を迎える際に、従来の学内システムでは対応できないと考えました。手始めに大学の柱である教務システム（製品名：GAKUEN/UNIVERSAL PASSPORT※、以下「先端なび」といいます。）の見直しからスタート。使い始めてから10年くらい経っていたので、バージョンの引き上げも必要でした。まず手を付けたのは、問題点がどこにあるかという学内でのヒアリングなのですが、ここからNTT西日本に入ってもらいました。

中村様今の大学の状況を分かっておかないと、業務改善は不可能です。ヒアリングをしてみると、各部署で扱うデータ形式が統一されていないことが一番の問題でした。さらに業務ヒアリングの結果、278項目の改善ポイントが判明しました。

金嶋様改善ポイントもよく見ると、６割は今のシステムを使いこなしていないことが原因だったんです。そこで、まずは先端なびをバージョンアップして使いこなそうという計画から始めました。NTT西日本に業務整理をしてもらったからこそ、問題点が判明したんですね。

西村様NTT西日本にはシステムの導入だけでなく、“困りごと”を業務に入り込んでヒアリングしてもらい、かつどの様に解決するかというところまで真剣に考えてくれたことで、業務改善の方向性が定まったと感じています。

中村様2019年には先端なびのバージョンアップをし、さらには機能を使いこなせるよう習熟度100％をめざして、教職員向けの勉強会を3回に亘って実施しました。さらに教職員から出た不満や課題を解決するためにRPAを導入し、利用環境を整備することでコロナウイルスの影響でリモート授業に移行したときもスムーズに対応できました。仕組みが整って準備できていたので、デジタル化が一気に進んだ形です。

金嶋様リモート授業への移行と同じくして職員が在宅ワークに切り替わったんですが、その前にシステム改善と併せて地域創生クラウドも一緒に導入していたんですね。結果的に自宅でも業務ができる環境が必要となったので、各人がデータを管理せずともクラウド環境で快適に業務ができたことは本当に助かりました。

鶴田様2020年の春、本格的にリモート授業へ切り替えたのですが、先端なびへのアクセスは通常時の13倍にも膨れ上がりました。膨大なデータのやりとりも、クラウドにしておけば一時的に増強ができます。さらにリモート授業が落ち着いてきたときには、減らすこともできたのが良かったですね。今思うと、学内に設置しているサーバーだったら対応は難しかったかもしれません。通常の10倍を超えるアクセスになると、どうしてもロシアンルーレットのようにシステムを動かしているようになってしまいます。予想外のログイン一つでサーバーが止まってしまう。全く授業が機能しなくなるのを、システム側で絶対に食い止める必要がありました。

鶴田様今業務改善を重ねていくことは、学校本来の教育に向き合う人的リソースの確保にもつながります。今後は集めたデータを整理し、分析することで学生に還元することを目標にしています。まずは教務を担当する部署からスタートし、教員だけでなく職員もデータの活かし方について模索していきたいと考えています。

中村様今、授業ではリモート化に伴い電子教科書を使うことで、学生が教材をどれだけ活用しているのか、時間も併せてデータとして取得(視える化)することを進めようとしています。データの分析から、学生一人ひとりへの指導はもとより、強みや弱みを目に見える形で示すことも将来的には可能となるでしょう。先生たちからも目に見えるデータを活用して、学生と接することができます。

西村様大学の方針の１つに、「大学に来たら必ず成長して卒業していきなさい。社会に出て役に立つ人材となりなさい」ということがあります。大学の役割は、入口となる入学時、大学生活を通して学び成長していく過程を経て、社会へ巣立っていく出口まで、様々なデータを集積し活用することでサポートしていくことだと思います。

中村様そう遠くない未来を想像すると、統計分析をＡＩが担当することも考えられるため、NTT西日本から提案のあったRakuDAを使った検証を始めています。データが多ければ多いほど、エモーティブなアドバイスもＡＩができるようになるかもしれません。

金嶋様システムの改善における最初の狙いは業務効率化でした。それがコロナに対応してきたことでデジタル化が進み、新たな未来まで考えられるようになってきました。デジタルの力で、職員の業務効率化が進みつつある今、今後はそこで得られたデータを学修統合データとして集約していきたいと考えます。そして授業内容の解析も含め、様々なデータから教員、学生双方が新たな学びの機会と価値創造をめざせる学修環境を提供する。そんなデジタルトランスフォーメーションの実現をNTT西日本に期待します。