ビジネスフォンの選び方は？失敗を回避する8つのポイントを解説

主装置と複数台の電話機を接続して使用するビジネスフォン。
電話機の端末は、各デスクに設置される卓上タイプが一般的です。
機能ボタンも豊富で操作性に優れています。

電話機の端末は、ビジネスフォンの端末機以外にスマートフォンを選ぶこともできます。

営業での外出やテレワークが多い場合は、追加のオプション機器・サービスの導入で、スマートフォンを内線化してオフィスの外からでも内線通話できるようにすると便利です。用途によって、選んでみてはいかがでしょう。

ビジネスフォンは、複数チャネル（オプション）を契約することで1つの電話番号を利用して、同時に外線通話ができます。

電話番号を部署ごとに使い分けたい場合は、それぞれ異なる番号を用意し、必要な数が決まったら、次に電話機の台数と同時通話数を決めましょう。

電話機の台数

ビジネスフォンの端末機の台数は、例としてオフィスに常駐していて机があるスタッフの数のほか、会議室数や受付用となります。
スタッフが増える可能性がある場合は、その台数も考慮しましょう。

同時通話数（チャネル数）

同時に外線通話できる数をチャネル数と言い、スタッフ数の3分の1が目安です。
ビジネスフォンは、主装置の種類によって利用できる同時通話数（チャネル数）が異なります。

電話回線には2種類あり、加入電話（アナログ電話）かIP電話を選択します。

加入電話（アナログ回線）

加入電話とは、昔から利用されている電話会社と利用契約を結ぶアナログ固定電話サービスです。
加入電話を契約する際は、電話加入権の購入も必要となります。

※一部加入権が不要なサービスもございます（加入電話・ライトプラン、INSネット64・ライトなら加入権は不要です）。

IP電話

IP（Internet Protocol・インターネットプロトコル）電話とは、インターネット回線などデータ通信を用いた電話サービスです。インターネット回線を利用するため、加入電話で利用していた自動交換機が不要となることから、加入電話に比べて安価な通話料金で提供が可能となっています。

※IP電話のうち「050」の番号から始まるIP電話は位置情報を相手に送るような仕組みは確立していないため、 110（警察）、119（消防）、118（海上保安庁）の緊急通報へ発信できません。

※IP電話のご利用には、別途インターネット回線の契約・利用料金が必要です。インターネットサービスプロバイダーが提供するIP電話をご利用の場合は、そのほかにもプロバイダーの契約・利用料金が必要となります。

外線と内線を制御していて、さまざまな機能が備わっているビジネスフォンに不可欠な主装置。

この主装置の設置場所は、「社内のオフィスに置く」「インターネット上に置く（クラウド型）」どちらかを選択できます。

主流はオフィス設置型ですが、近年ではクラウド型のビジネスフォンも増加しています。

クラウド型の機器はインターネット上にあり、火災や地震があっても機器の損傷を回避できるためBCP（事業継続計画）対策も可能です。

さらに機器を購入する必要がないうえ、インターネット回線があれば電話回線も不要なので初期費用を抑えられます。

このようにメリットを多く感じるクラウド型ですが、回線数に対して月額利用料がかかるため規模によってはコストが高くなることも。
状況によっては音声品質が不安定なサービスや発信できない番号が存在する場合もあるので、クラウド型のビジネスフォンを導入する際には確認しましょう。

ビジネスフォンには、業務効率化につながるさまざまな便利機能があります。

業種や活用方法により機能の必要性が異なるので、まずはあなたの会社で必要と思われる機能をピックアップしましょう。

搭載されている機能が多いビジネスフォンは高額になる傾向があるため、予算とニーズに合った選択をすることが重要です。

まずは基本機能を選択

ビジネスフォンの基本機能である、内線機能や保留転送機能。

この基本機能だけでも、さまざまな種類があります。

その他にも、鳴り分け機能やリダイヤル発信、録音機能、時間外案内機能などがあり、活用シーンを想定して必要な機能を選びましょう。

テレワークや外出するスタッフが多い場合

テレワークや、社外に出ることが多いスタッフは、オフィス外でも携帯電話（スマートフォン）とビジネスフォンを連携できるようにしておくと、業務をスムーズに進められます。

外出先から利用できるおすすめの機能は、以下となります。

• コールバック…外出先から指定の番号へワンコールして切ると、オフィスの電話機から自動的にコールバックがあり携帯電話料金を削減できる機能
• 無応答転送…オフィスの電話機にて応答できなかった場合、外出している担当者の携帯電話へ転送してくれる機能
• 外線自動転送…事前に登録した電話番号からの着信を担当者の携帯電話へ自動的に転送する機能

お問い合わせ対応が多い場合

ユーザーからのお問い合わせが多いコールセンターなどでは、入電した理由により受付先へ誘導すると、たらい回しを軽減できお客さま満足度向上につながります。

お問い合わせ対応が多い業務におすすめの機能は、以下となります。

• 音声自動応答（IVR）…着信を受ける際に自動音声で対応し、お客さまが入力した番号によって受付先へつながるシステム
• お待たせメッセージ…話し中ですぐに対応できない場合、自動的に「電話が込み合っている」という旨のメッセージを流す機能
• さかのぼり通話録音…通話の途中で録音ボタンを押すと、最初からさかのぼって通話の録音データを保存できる機能

ビジネスフォンを導入後に事業拡大やスタッフ増加の見込みがある場合は、拡張性や追加する際のコストなどを確認しておきましょう。

電話機や電話番号、同時通話数の拡張性は、ビジネスフォンの種類によって異なるので、将来の利用状況を想定しておかないと買い直しが必要になることも。

基本的に同じメーカー、同じ機種でしか増設ができないため、最初に導入するビジネスフォン選びが大切です。

ビジネスフォンを導入する際のコストは、新品を購入するのか中古品を購入するのか、またはリースやレンタルを利用するのかによって異なります。

導入時の初期費用以外に、導入後は月額利用料が発生する場合もあるので確認しましょう。

1. ※NTT西日本では「新品」「リース」のみの提供となります。

新品

新品のビジネスフォンを購入する場合のメリットは、最新の機能が利用可能で拡張性が高い点や、保証期間が長いため安心して利用できる点があげられます。

デメリットは、中古品を購入する場合やリースやレンタルに比べると初期費用が高くなることです。

中古品

中古品のビジネスフォンを購入する場合のメリットは、新品よりも初期費用を抑えられることです。

デメリットは、保証期間が短く新品に比べて故障しやすい可能性や、機能やデザインの選択肢が限られる点があげられます。

リース

導入時に一括での支払いが不要で月額料金を払ってビジネスフォンを利用するリースは、初期費用なしで新品の機器が導入できます。
リースのメリットは、最新の機能やデザインを選択し、予算を抑えて利用できる点です。

デメリットは、同じ製品の新品を購入した場合と比較すると、長期的に見るとコストが割高になり、契約期間中に途中解約できない点があげられます。

レンタル

月額料金を払ってビジネスフォンを利用するレンタルは、リースと異なり途中解約が可能で希望する期間にて利用できます。

レンタルのメリットは、初期費用を抑えて気軽に契約でき、古い機種であれば安く借りられる点です。

デメリットは、長く契約すると他の方法より料金が高くなり、機種は型落ちのものが多い点があげられます。

ビジネスフォンを導入した後、故障する可能性があります。
「新品」や「リース」でない場合は、保守サービスの対象外となる場合もありますので、特に注意して確認いただくことをおすすめします。

何かあった時、お問い合わせできる窓口やメンテナンス、故障修理のサポート体制等の確認も必要です。

アフターフォローが充実する保守サービスもあるので、必要に応じて検討してみましょう。