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~テレワーク実施の課題と導入メリット、快適にするには?~ 代表電話の対応&業務視える化

代表電話の対応&業務の視える化 代表電話の対応&業務の視える化
テレワークを導入したものの、導入後のさまざまな課題や従業員の不満など、問題を抱えている会社は多いのではないでしょうか。このページでは、そんな問題を解決するヒントになる「テレワークをもっと快適にする方法」をご紹介していきます。思い当たる方はぜひご一読ください。
「代表電話の対応」
「業務視える化」に
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*電話番号をお確かめのうえ、お間違いのないようお願いいたします。

「テレワーク」という言葉は、1973 年に NASA で働いていた物理学者ジャック・ニールズによって作られた造語です。その言葉が造られてから約半世紀、日本ではその「テレワーク」が政府目標として掲げられるようになりました。

総務省の「通信利用動向調査」(令和 3 年 6 月 18 日版) ※1によると、テレワークを導入した企業の割合について、2019 年は 20.2%、2020 年は 47.5% という調査結果が掲載されました。業種別に見ると導入には差があるものの、今後も導入はさらに伸びると予想されます。

しかしテレワークを実際に導入した後も、さまざまな課題が出てくるようです。そこでこれからテレワーク導入をお考えの企業さま、現在導入はしたものの課題がある企業さまに向けて、さまざまな解決法をご紹介します。

※1 総務省「通信利用動向調査」企業調査指標:公務を除いた産業に属する常用雇用者規模100名以上の企業が対象(6,017企業)

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テレワークを
快適にするには?

テレワーク中の社員の声

テレワークを実施してわかったこと

テレワークを実施して良かった点 テレワークを実施して悪かった点

国土交通省「令和2年度 テレワーク人口実態調査」※2によると、社員がオフィス勤務時と同様のパフォーマンスを出す事は、なかなか難しいということが分かりました。

テレワークを推進するには、どのような環境でもオフィスと同様の働き方を実現することがポイントになります。そしてこの実態調査から、「コミュニケーションのとりづらさ」に従業員の不満が多く寄せられていることがわかりました。

そこでこのページではテレワーク中でも快適にコミュニケーションが取れるような機器・ソフトウェアについてご紹介していきます。

※2 令和2 年度 テレワーク人口実態調査 - 国土交通省
https://www.mlit.go.jp/report/press/content/001391381.pdf

代表電話の対応で
テレワークを快適に

自宅でテレワーク中の社員の悩み
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取引先に自分の携帯番号は伝えたくない
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電話のための出社をなくしたい
オフィスで勤務中の管理職の悩み
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不在社員宛の電話取次をなくしたい

スマートフォンを
会社代表電話として使用する

スマートフォンを会社代表電話として使用する

「電話対応に関する人的・金銭的なコストの削減」は、テレワーク化を進める中で企業が抱える課題のひとつとして考えられます。また、テレワークを行う社員の中には、個人のスマートフォンから取引先へ電話をかける事に抵抗を覚える方もいらっしゃいます。

それを解決するのが「代表電話のテレワーク対応」です。例えばクラウドPBX やモバイル内線アダプタを導入すれば、そのような悩みを解消することができます。

上記で挙げたモバイル内線アダプタを使えば、オフィスの代表番号にかかってきた電話を個人のスマートフォンで取ることができます。またスマートフォンからオフィスの代表番号で発信できるため、社員の個人情報を守りつつ、取引先と安心して電話対応をすることができるようになります。

そしてオフィスの電話機とスマートフォンの間で、内線番号を使った内線通話ができます。これで同僚や上司ともスムーズな会話が可能に。何よりお得なのがインターネット経由なので、通話料金がかからずに通話できることです※3個人スマホだと通話料金が心配という社員の方にはうれしいサービスです。

※3 別途、インターネット接続料が発生する場合があります。

お客さま導入事例

モバイル内線アダプタ
『MB500』※4を導入
株式会社kuroki-ad 取締役
黒木 陽子さま

※4「モバイル内線アダプタ MB500」は、サクサ株式会社の製品です。

[会社概要]
1989年に設立後、大阪および東京を拠点とし、建築デザイン企画からCGパース制作までワンストップで行うプロダクションです。不動産会社・ゼネコン・設計事務所・広告代理店のコンペティションプラン、2D/3Dプレゼンテーションの資料制作から広告ツール制作等を得意としています。静止画・動画問わず、演出力の高い成果物の量産を定常化しています。

決め手は音質!MB500で
実現した快適なテレワーク環境

決めては音質
ストレスのないテレワーク環境を
構築したい

MB500 を導入してみて、一番よかったのは通話品質です。
インターネットがちょっと途切れるのであれば我慢できるのですが、電話は音声が途切れると会話が続かないので打ち合わせにならない。
ストレスのないテレワーク環境を手に入れたいと考えていました。
実は以前、会社の番号への電話を個人のスマートフォンで受けられるようにしていたのですが、雑音がひど過ぎて、お得意さまが怒って電話を途中で切ってしまうこともあったほどで、何とかならないかと困っておりました。
MB500導入後はそのようなこともなくなり、もっと早く導入したらよかったと思っています。

MB500
MB500を選定した理由とは

MB500を選んだ理由の一番は「音質」、二番目は「電話が転送できる」、
三番目は「スタッフのスマートフォンがそのまま利用できることでプラスアルファの機器のコストがかからなかった※5ことです。
また、通話料はソフトを入れることでかからない※6、ということでスタッフに負担をかけずに済んだことと、スタッフにダイレクトの電話番号を渡しているので、出社せずとも会社の電話番号を直接受けることができる、というのもメリットです。

※5 お客さまのご利用機器の環境によって異なります。
※6 内線通話の際は25MB/時間に応じたパケット通信料がかかります。
   外部への外線通話の際は上記に加え、ひかり電話通信料が発生します。

テレワークの課題「電話」を見事に
解決してくれた

テレワーク導入にあたって一番の課題だった「電話」がMB500のおかげで解決し、それ以前にNTT西日本さんにVPNを入れてもらったことも奏功し、スムーズにテレワークに移行することができました。
NTT西日本さんは、技術の方が営業の方と一緒に来られて技術的な話を直接説明してくれたので判断しやすかったと思います。
電話で一番重要なのは音質だと思います。皆さんにもおススメしたいサービスです。

インタビュー動画はこちら

『MB500』を導入されたお客様のインタビュー動画

留意事項

【MB500ご利用にあたっての留意事項】

  • スマートフォンの機種、及びOSバージョンによっては、各種機能や音声品質、保留や転送等に一部制約がある場合がございますのでご了承ください。
  • 利用できる範囲は、ご利用になるスマートフォンの4G/LTE/Wi-Fiサービスエリア内ですが、接続環境によってはご利用いただけない場合があります。
  • 4G/LTEキャリア接続とWi-Fi接続切替時に、Wi-Fiローミングが発生した場合、意図しない通話不通や切断が発生する場合があります。
  • GoogleやAppleが提供する技術を利用しておりベストエフォートのサービスであるため、本システムを保証するものではなく、また意図しないサービス終了が発生する場合がございますのでご了承ください。
  • 電話以外の端末(タブレットを含む)やBluetoothを利用した通話は、サポート対象外となります。
  • スマートフォン用アプリケーション「AGEphone Cloud」のダウンロード及びインストールが必要です。
  • MB500を経由して、緊急通報番号(110、118、119)への発信はできません。
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業務視える化で
テレワークを快適に

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リモート中の社員の勤務状況を知りたい

勤務実態&業務内容を視える化する

勤務実態&業務内容を視える化する
管理職にとって勤務実態& 業務内容の把握は重要なポイントです。テレワークになると、社員が会社にいないので「勤務実態・業務内容の把握」がやりにくくなるのでは、という管理職の方もいらっしゃるでしょう。
また社員に安心して仕事をしてもらうためにも、勤務実態・業務内容を把握するだけでなく、セキュリティやIT 資産を守ることも重要になってきます。
NTT 西日本には、そのような課題に応えるシステムがあります。それが「おまかせAI 働き方みえ~る」です。これはNTT西日本グループ※7 独自開発のAI 分析技術を活用したシステムで、PC 操作ログを基に、企業における従業員の働き方を把握し、AI が分析・レポート化(特許出願中)するものです。それにより、勤務実態・業務内容・セキュリティリスク・IT 資産の4つの視える化を可能にしました。

※7 NTT西日本グループのNTTスマートコネクト株式会社による

上記分析項目にプラスし、企業さまの欲しいさまざまなレポートを出すことができます。例えば、一人当たりの平均業務時間や総業務時間の増減、時間外労働の比較、日別の業務時間の変化などをレポートとして出力します。
このような勤務実態& 業務内容の視える化システムを導入することで、「テレワーク」という働き方改革を推進することに貢献してくれます。

留意事項

【おまかせAI 働き方みえ~る ご利用にあたっての留意事項】

  • ご利用には、「フレッツ 光ネクスト」等やプロパイダーの契約・料金が別途必要になります。
  • ご利用のパソコンの「ユーザーID」を複数名でご利用の場合、個人別の分析ができない場合があります。
  • 本サービスでは個別の分析のご要望はお受けできません。
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テレワークを快適にするNTT西日本のサービス

NTT 西日本では、ICT(情報通信技術)を利用した「テレワーク導入サポート」をおこなっています。様々なサービスからお客さまのご要望にあった最適なプランをご提案いたします。電話転送やパソコン接続など、テレワーク導入はおまかせください。
  • 会社の電話番号を
    スマートフォンで利用したい
    スマートフォンを会社の電話端末化
    MB510モバイル内線アダプタ
    PBX 機能をクラウド化
    ひかりクラウドPBX

    ※お客さま導入事例にてご紹介した「MB500」はこちら

  • 業務分析
    パソコンの操作ログを AI で分析
    働き方の課題を視える化
    おまかせAI働き方みえ~る
テレワークに関する各サービスを
紹介した特集ページはこちら
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テレワークを導入してみたものの「なかなかテレワークがうまくいかない」といった企業さま向けに、テレワーク導入後の課題やその解決方法、意外と役立つ従業員へのケアなど、参考となる資料を取りまとめました。貴社のテレワーク導入にどうぞご活用ください!