クラウドストレージとは？ 法人・企業の導入メリットやビジネス利用におけるサービスの選び方について解説

クラウドストレージとは

「クラウトストレージ」という言葉を聞いたことがあっても、実際どのようなものなのかご存じでない方もいるかもしれません。ここではクラウトストレージにまつわる概要と、ファイルサーバーとの違いについて解説します。

クラウドストレージの「クラウド」とは

「クラウド」とは、サーバー環境がなくても、インターネットがつながっている環境であれば、オンデマンドでコンピューターのリソースやデータのストレージなどのサービスを提供する技術のことです。自社でサーバーを所有および運用する従来のオンプレミスと異なり、クラウドサービスを利用することで、企業や個人は必要に応じてリソースを追加または削減が可能です。費用は、使用した分だけ支払います。

クラウドストレージとファイルサーバーの違い

クラウドストレージとファイルサーバーの違いは、アクセス方法です。クラウドストレージは、インターネット環境にいれば、いつでもどこでもアクセスできます。一方、ファイルサーバーは、主に社内ネットワーク内で使われており、物理的サーバーに保存されたデータに絞ってアクセスが可能です。オフラインの状態でもアクセスでき、通常は社内または特定のネットワーク環境内のみのアクセスとなります。また、クラウドストレージは、オンラインストレージとも呼ばれます。

クラウドストレージの3つの基本機能

一般的には、クラウドストレージには「ファイル共有」「自動バックアップ」「アクセスログ」といった3つの機能があります。それぞれの機能について具体的に見ていきましょう。

ファイル共有

自動バックアップ

アクセスログ

クラウドストレージを導入するメリット

クラウドストレージには、業務がスムーズにこなせるよう、さまざまな機能を備えています。ここでは、企業がクラウドストレージを導入することによって得られるメリットを利用者と導入企業の２つの切り口から解説していきます。

【利用者】ネット環境があれば、いつ・どこでもアクセスできる

クラウドストレージにファイルを保存することで、常に最新のファイルを閲覧したり、更新したりすることが可能です。

近年、テレワークが普及しているため、ファイルの取り扱いに関するセキュリティ面が問題になることも少なくありません。しかし、クラウドストレージであれば、オフィス以外の場所で操作しても、夜中などの時間帯に操作が必要になっても、ネット環境さえあればいつでもどこでもアクセスができます。特に急ぎの案件があっても、オフィスへ出社せずにすぐ対応できるのもクラウトストレージの利点といえるでしょう。

【利用者】社内外でのデータ共有がしやすい

社内外でのデータ共有しやすい点も、クラウドストレージの魅力の一つといえるでしょう。従来は、データをメールに添付したり、USBメモリなどのメディアで受け渡したりしていました。しかし、これらの方法は、うっかりするとデータを間違って送信してしまったり、移動や配送の途中で紛失トラブルに遭うなど、情報漏えいするリスクが高くなるという懸念点があります。

しかし、クラウドストレージを活用すれば、ファイル共有用のURL（居場所）を相手に連絡するだけで、安心してデータ共有ができるのです。ファイル共有URLについては、閲覧期限を設定するサービスも多いので、より安全性が高いデータ共有の実現につながるでしょう。

【利用者】クラウド上でデータを共同編集できる

クラウトストレージの多くは、クラウド上にあるファイルに対して、同じアクセス権限を持つ複数のユーザーが、同時に編集作業を進められます。しかも、ファイルは常に最新の情報に書き換えられるので、たとえば、2名がオンラインで打ち合わせをしながら、同時に同じファイルを開き、入力や編集作業をすることもできます。

【導入企業】サーバーの管理にかかる負担を一本化できる

オンプレミス環境においては、自社のサーバーを保持することで、自社の範疇で管理やセキュリティ対策を行わなくてはなりません。さらに、環境設定や社内での保守担当の人員の確保など、管理にまつわるコストもかかります。

一方、クラウドストレージを自社に導入すれば、クラウドサービスのプロバイダーに利用料金を払うだけで、管理全般を担ってもらえます。その分、企業ではITリソースを有効活用することができ、コアビジネスに集中できるようになるでしょう。

また、クラウドストレージは、ビジネスの成長に伴い、リソースの拡張もできるのが特徴です。結果として、サーバー管理の複雑さを払拭し、コスト削減と運用の効率化に貢献します。

【導入企業】データの紛失・物理的な破損に強くなる

クラウドストレージには、自動バックアップ機能が備わっています。セキュリティ面での安全性や災害対策、障害対応に適応しているため、物理的サーバーといった場所に依存するリスクが減ります。

しかし、クラウド上でも障害やデータ消失のリスクは存在するため、バックアップの対策や、企業のニーズに合った高度なことも考えなくてはなりません。あくまでもセキュリティ基準を満たすサービスの選定が重要です。

【導入企業】容量を簡単に増やせる

企業がクラウドストレージを導入した場合、ケースバイケースで保存容量を容易に増やせます。また、追加のストレージ容量が必要になった場合は、オンライン上で契約や設定を変更するだけで容量を追加できます。

クラウドストレージを導入するデメリット

クラウトストレージの導入を検討しているなら、メリットを知るだけでなく、デメリットも理解しておくことが必要です。デメリットを知っていれば、万が一の問題が生じたときに対応がしやすくなります。ここでは、クラウドストレージのデメリットについて、利用者と導入企業の2つの観点で解説します。

【利用者】インターネットのない環境では閲覧できない

クラウドストレージへはインターネット経由でアクセスするため、当然ながらインターネットがない環境からは閲覧できません。

インターネット環境の有無に限らずデータにアクセスしたい場合は、前もってデータを端末にダウンロードしておく必要があります。例えば、得意先でプレゼン資料を見せる際に、先方のインターネット環境の状況がわからない場合などは、オフラインでも使用できるように自分のパソコンなどにあらかじめ資料データを保存しておくとよいでしょう。

【利用者】URLでデータを共有する際の誤送信のリスク

前述の通り、クラウドストレージを使えば、URLを送付するだけでファイル共有が簡単にできます。ただし、手軽にできる反面、URLの送付先を誤るなど、セキュリティ面でのリスクも否定できません。

そういったリスクを回避するために、前もってストレージ内のアクセス権限を設定しておくだけでなく、必要に応じてファイルごとに権限を付与するなど、あらかじめ対策しておく必要があります。

【利用者】サービスで障害が発生すると使えなくなる

クラウドストレージサービスで障害が発生した場合、データへのアクセスができず、利用者の業務に大きな影響を及ぼす恐れがあります。一時的にアクセスができなくなったり、障害時にデータの消失が起こったりすることもあります。サービスの障害によって業務の遅延も発生するでしょう。

このようなリスクを軽減するためには、サービスを選ぶ際に、セキュリティ対策やバックアップ体制について確認しておくことが重要です。

【導入企業】権限の管理作業が必要になる

従業員が入社した場合や退職した場合、外部の協力会社のスタッフや業務委託先の担当者を迎えた場合などは、その都度クラウドストレージの権限付与・変更が必要になります。権限付与・変更の抜け漏れやミスが発生すると、部外者からアクセスが可能になってしまうため、権限の管理作業は慎重に行わなくてはなりません。

【導入企業】自社向けのカスタマイズがしにくい

クラウドストレージサービスは汎用性の高いものが多く、自社の置かれている状況にあわせてカスタマイズされていません。自社の都合に合わせて、どの程度カスタマイズできるかも確認しておくとよいでしょう。

クラウドストレージの選び方

クラウドストレージには多くのサービスが登場していますが、クラウドストレージを導入する際は、自社の課題を解決できる最適なサービスを選ぶことが重要です。ここからはクラウドストレージの選び方のポイントについて具体的に見ていきましょう。

自社のセキュリティ要件を満たしているサービスを選ぶ

クラウドストレージを導入する際に、特に重要となるのは情報セキュリティ対策です。もし、情報漏えいが起きてしまうと、事業に大きなダメージを与えてしまう恐れがあるからです。

「2段階認証（多要素認証）」や「パスワードポリシー（パスワードの文字数・文字種類）」が設定できるサービスだと安全性が高くなります。また、クラウドストレージに保存したファイルが暗号化されることも重要です。

セキュリティ対策の内容や、自社のセキュリティポリシーの要件を満たしているかは、サービス導入前によく確認しましょう。

操作が覚えやすいサービスを選ぶ

クラウドストレージ導入後、従業員がすぐに操作を習得できることも重要です。フォルダ構成が従来と大きく異なっていたり、操作が複雑で扱いにくかったりすると、社内教育に時間を要してしまい、実用化まで時間がかかってしまいます。場合によってはクラウドストレージの利用が浸透しないこともあるでしょう。

そのため、これまでファイルサーバーを利用していた場合は、フォルダ階層がファイルサーバーと極端に変わらないサービスがおすすめです。操作画面が見やすく、かつ直感的に操作することができるため、クラウド環境へのスムーズな移行が可能となります。

多くのクラウドストレージでは無料トライアルを実施しています。導入後のミスマッチを防止するためにも、事前にサービスを試してみるとよいでしょう。

導入・運用コストが自社に合うサービスを選ぶ

クラウドストレージは、サービスごとに料金が異なります。事前にプラン内容、初期費用、運用コストの3点をよく比較・検討することが大切です。

クラウドストレージは、月額や年額での契約が一般的です。運用コストがかかるため、将来的なコストをしっかり計算したうえでサービスを選ぶ必要があります。自社に適した容量・機能が備わっているか、料金がプラン内容と見合っているかなど、総合的に検討したうえでサービスを選ぶことが重要です。

自社に合うデータ容量のサービスを選ぶ

自社で必要となるデータ容量が備わっているプランがあるかどうかも確認すべきポイントです。もし容量が不足してしまうと、新しく増えたデータが保存できなくなる恐れがあります。

クラウドストレージは、将来的に増えるデータも考慮したうえで、余裕のある容量のプランを選択するのがおすすめです。契約後に利用容量を変更できるプランや、従量課金制サービスも存在するので、自社に適したサービスを選ぶとよいでしょう。

ファイルの復元が可能なサービスを選ぶ

クラウドストレージを利用すれば、ファイルを複数の人が閲覧・編集することができますが、ユーザーが誤ってデータを削除してしまうリスクもあります。そういったリスクに備えて、クラウドストレージのなかにはファイルの復元機能が備わっているサービスもあります。

ファイルの復元が可能であれば、データが完全に消失してしまうリスクを回避することが可能です。ヒューマンエラーを完全になくすことは困難なため、データを復元できる機能があるかどうかもチェックしておくとよいでしょう。

利用可能人数が適しているサービスを選ぶ

クラウドストレージのサービスのなかには、利用できる人数が決められている場合があります。そのため、サービスを選ぶ際は利用可能人数を満たしているかも確認しましょう。今後、クラウドストレージを利用する従業員が増える可能性がある場合は、余裕を持ったユーザー数のプランを選択するとよいでしょう。

業務に使うすべての端末に対応しているサービスを選ぶ

クラウドストレージのなかには、パソコンでの利用に限定されるサービスもあります。もし、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末を業務に利用している場合は、これらの端末でもクラウドストレージを使えるサービスを選びましょう。

ここで注意したいのが、端末利用の可否だけでサービスを選ばないことです。端末の画面が小さくても見やすいか、操作しやすいかなどもチェックし、利用者の作業効率が下がらないサービスを選ぶようにしましょう。

サポート体制が整っているサービスを選ぶ

クラウドストレージ導入時・導入後のサポート体制が整っていることも、サービスを選ぶ重要なポイントのひとつです。トラブルはいつ発生するかわかりませんが、プロバイダーのサポート体制が整っていれば、万が一、トラブルが起きても迅速に対応してもらえます。事業への影響も軽減できるでしょう。

サポート体制については、電話やメールでのサポートが可能であるだけでなく、休日・夜間対応ができ、24時間365日対応してもらえるサービスがおすすめです。

クラウドストレージを導入する際の注意点

クラウドストレージは、社外の人とも簡単にファイルを共有でき、高いセキュリティ機能が備わっているのが利点です。とはいえ、利用者一人ひとりが正しい情報を把握し、それを理解しなければ、不正アクセスや情報漏えいなどのトラブルが生じる可能性があります。

クラウドストレージの円滑な導入・運用のためには、サービス導入前に社内の情報セキュリティ意識を高めておくことが重要です。

導入にあたっては、情報セキュリティポリシーに関する教育の実施、クラウドストレージの運用マニュアルの作成・共有などを必ず実施することをおすすめします。利用者のIDは厳重に管理し、アクセス権限を正しく付与するほか、退職者が出た場合はすぐに該当のIDを廃止することも忘れてはなりません。

導入の際、従業員にクラウドストレージの取り扱いを周知する

クラウドストレージの導入時には、従業員への周知は必ず行いましょう。周知する内容としては、社内のデータ管理ポリシー、クラウドストレージの利用目的、アクセス方法、セキュリティ対策、データ共有と保管に関するガイドラインにまつわることです。

従業員が安全に使用できるようにマニュアルなどで周知するだけでなく、定期的な勉強会の実施や、トレーニングやサポート体制の整備をしておくことも視野に入れましょう。

インターネットのない環境でデータを利用するにはダウンロードが必要

クラウドストレージの場合、クラウドでデータや文書を保存しているので、インターネットのない環境では閲覧できません。例えば、飛行機内や地下などといったインターネット環境がない場所では、端末を持っていたとしてもデータの閲覧や編集ができないため、思うように作業ができない可能性があります。

このような環境でもクラウドストレージに保存されたデータを利用しなくてはならない際には、端末間のファイル同期機能とオフラインアクセス機能を設定して、活用しましょう。

また、インターネットのつながっていないオフライン環境でミーティングやプレゼンなどを実施する場合、事前に手元の端末に必要なデータをダウンロードする必要があります。業務に支障をきたさないためにも、インターネットがつながる環境で必要なデータを整理しておきましょう。

自社に適したクラウド導入するならNTT西日本にお任せ！

法人および企業がクラウドストレージを導入する際は、業務の課題を十分に理解し、最適なサービスを選ぶことが重要です。

NTT西日本の「おまかせクラウドストレージ」には、DX推進やテレワークに役立つ多彩な機能が備わっています。クラウドストレージの導入は、ぜひNTT西日本にお任せください。

クラウドであることを忘れる操作性

「おまかせクラウドストレージ」は、社内ファイルサーバーやローカルのデスクトップ環境と同様のフォルダ構成をしており、使い慣れたパソコンと同じように取り扱うことができます。

そのため操作がわかりやすく、社内で特別なトレーニングをしなくても簡単にクラウドストレージを導入できるというメリットがあります。

柔軟な権限管理

おまかせクラウドストレージは、上位階層の権限設定に関係なく、すべてのフォルダに対して自由にアクセス権を設定できます。

組織構造に合わせた柔軟な権限管理ができるほか、プロジェクトフォルダ内のデータに対しても「ダウンロードやアップロードの可否」「プレビューのみ許可」「有効期限」などのアクセス許可項目を自由に組み合わせることが可能です。

強固なセキュリティ

「おまかせクラウドストレージ」では国内データ保管を行なっており、保管されるすべてのデータを自動で暗号化し、データの機密性を強力に保護します。また、多要素認証に加え、回線認証による「場所」に基づく認証機能（IPv6通信への対応が必要です）により、第三者による「なりすまし」を防止します。

さらに、保管されたすべてのデータを複数のデータセンターで同時に複製するため、災害によるデータ損失のリスクを回避することが可能です。

さまざまなSaaSサービスとの連携が可能^※1

Microsoft Teams®^※2とのシームレスな連携により、簡単にチャットでのファイル共有を行えます。また、ファイルを共有するだけでなく、SaaSサービスと連携することも可能です。

シングルサインオンによりスムーズな接続を実現しており、業務の生産性・効率化の向上に貢献します。

「おまかせクラウドストレージ」について

• おまかせクラウドストレージのご契約には、NTT 西日本の「フレッツ 光ネクスト」等のご契約が必要です。
• ご利用には、「フレッツ光」等のブロードバンド回線およびプロバイダーサービスのご契約が必要です。
• NTT西日本の「フレッツ 光ネクスト」等で回線認証機能をご利用いただく場合は、別途「フレッツ・v6オプション」のお申し込み・ご契約が必要です。また、ルーターなどのネットワーク機器およびご利用のパソコン等の端末がIPv6通信に対応する必要があります。
• 電話によるサポート受付は、9:00～21:00（年末年始12/29～1/3を除く）です。

• ※1 Microsoft Teamsの契約と連携設定が必要です。
• ※2 Microsoft Teamsは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。

無料トライアルが可能

「まずはクラウドストレージを試してみたい」という方は、無料トライアルも可能です。「おまかせクラウドストレージ」では、スタートプラン（100GB／5ID）の30日間無料トライアルをご用意しています。

無料トライアルの適用期間内に基本プランをご契約いただいた場合は、無料トライアル時に行なった各種設定・保管データを引き継ぐことも可能です。

1. ※無料トライアル中はサポート機能の提供はありません。