なぜ今ビジネスチャットを使うべき?
導入や運用時に成功するためのポイントも紹介
各業界でDXが進む中、ビジネス上のコミュニケーション手段として定着してきたのがビジネスチャット。現代ビジネスのスピード感に追いつくためには、企業や事業の規模感を問わず、ぜひ使いこなしたい必須のツールとなっています。
しかし、導入したもののうまく活用できないまま、だんだんと使わなくなってしまうこともあります。コミュニケーション活性化や業務効率化など、期待した効果を得るためには、導入準備の段階や、運用時に押さえておきたいポイントを知ることが効果的です。ビジネスチャットの基礎知識から、導入・運用のポイント、導入事例までを紹介します。
目次
そもそもビジネスチャットとは何?
ビジネスチャットとは、その名の通りビジネス特化型のチャットツールのこと。ビジネスチャットを導入することで、ビジネスの速度を上げ、情報共有を円滑化して社内の透明性を高めることができます。
■テキストチャットを中心にさまざまな機能が
チャットだけに、テキストによるコミュニケーションが基本ですが、ボイスチャットやファイル共有、タスク管理などの機能があるものも。
パソコンからもスマートフォンからも利用可能で、情報を安心してやり取りできるよう、セキュリティ機能が充実しているものが多いのが特徴です。
メール | 電話 | ビジネスチャット※ | |
---|---|---|---|
複数人での情報共有 | 〇 | × | 〇 |
伝達状況の確認 | × | 〇 | 〇 |
コミュニケーション方法 | 文章 | 会話 | 文章 |
ファイル送信 | 〇 | × | 〇 |
タスク管理 | △ | × | 〇 |
スマホでの使いやすさ | △ | 〇 | 〇 |
- ※elgana®の機能に基づく
■ビジネス上のコミュニケーションが気軽に
ビジネスチャットの特長のひとつは、誰でも気軽に情報発信しやすいということです。
挨拶から入るビジネスメールや電話とは異なり、用件を簡潔に短文で話しかけるというのがビジネスチャットのマナーです。「いいね!」やスタンプなどのリアクション機能を使って、文章ではない手段で手軽に意思表示することもできます。
誰に宛てたメッセージなのかをはっきりさせたり、通知したりすることで情報の共有漏れを減らすほか、ファイルの共有が容易という点でもとても便利なツールです。
ビジネスチャットのイメージ
- ※画面はelgana®のものです
■メールとはどう使い分ければいい?
最近では外部とのやり取りでもビジネスチャットを使うケースも増えていますが、大前提として同じツールを使う必要があります。
基本的には、同じツールを使える場合は、社内外を問わずコミュニケーションがスムーズなビジネスチャットがおすすめです。社内はビジネスチャットでやり取りをし、社外とのやり取りにはメールと使い分けてもいいでしょう。
また、メールはテキストの編集ができないので、やり取りをエビデンスとして残したいときにはメールを使います。ビジネスチャットは送信後も内容の編集ができることから、一般的にはエビデンスとしてはやや信頼性に欠けます。
ビジネスチャットのメリットとデメリット
ビジネスチャットには電話やメールでは得られない大きなメリットがありますが、もちろんデメリットもあります。それらを押さえておけば、ビジネスチャットをうまく活用することにつながります。
■ビジネスチャットのメリット
情報漏えいなどセキュリティ面のリスクを減らせる
ビジネスチャットは、セキュアでクローズドな環境下でやり取りできるのが大きなメリットです。
また、ビジネスチャットにはさまざまなセキュリティ対策機能が備わっています。例えば、管理者側から利用者やアクセスする端末を設定することもでき、情報漏えいのリスクを最小限に抑えて管理することが可能です。
コミュニケーション量が増える
メールや電話よりも気軽に発言できるビジネスチャットは、従業員同士のコミュニケーションの活発化に役立ちます。リアクション機能などを活用すれば、社員の意思確認が手軽にでき、効率のよいコミュニケーションになります。
また、日ごろから上司や複数人に対しての発信に慣れることで、チャットの場だけでなく、会議などでも積極的に発言できるようになることが期待できます。
情報や知識の共有が簡単になる
チャットのログ(履歴)が残るので、必要な情報を検索してすぐに見つけられます。
例えば時短勤務の方がオフラインでチャットに参加していなかったとしても、時間を改めて、時系列で文脈を追いながら、正確に情報をキャッチアップすることができます。
生産性向上の一助になる
ビジネスチャットは時間の制約なく発信ができ、プロジェクトごとにグループを作って管理ができます。プロジェクトに関わる情報やデータ、タスクの共有・管理も効率的にできるので、生産性向上に役立つはずです。対面や電話でのコミュニケーションと違い、相手との予定を合わせる必要はありません。
複数人に同時に発信できる、という点は大きなメリットです。
情報の共有漏れが起こりにくい
グループ設定を活用することで、漏れなく情報共有を行うことができます。担当者にメンションをつければ、誰が対応すべき案件かわかりやすくなります。
メールならば、担当者を宛先(To)に、関係者をCCに……と送りますが、アドレスを入れ忘れたり、相手からの返信時にCCが外れたりと、全員に共有できないということが起こりがちです。
全社員に発信する場合は、メールよりも管理が簡単で、総務部門などには大きなメリットがあります。
このように、ビジネスチャットはたくさんのメリットがあります。
- 組織の風通しがよくなり、横断的な連携がしやすくなる
- 先輩や上司とコミュニケーションが取りやすくなり、新人の定着に貢献する
- コミュニケーション量が増えることで、上司や経営層に情報が集まりやすくなる
- 情報共有が容易になることで、多様な働き方を支援でき、安定した人材確保につながる
- 社内行事の予定調整やアンケートなどが簡単にでき、コミュニケーションのコストが軽減するうえ、社内の結束が強まる
■ビジネスチャットのデメリット
情報が溢れて見落としやすくなる
発言をしやすい分、チャットの量が増えることで、重要な情報が流れていってしまうことがあります。
プロジェクト以外の話題や雑談などは交流を活発にしますが、情報を見落としたり、埋もれさせたりしないための運用の工夫は重要です。
大切な情報は必ず【重要】と入れる、検索しやすい言葉を入れるなどはその代表例です。
情報確認に時間が取られてしまう
きちんと情報が集まるようになることで、確認する情報量が増えすぎてしまうことがあります。
特にプロジェクトに多数関わる社員、マネージャークラスの社員には多くのメッセージが集まりがちです。チャット対応の時間も含めた業務量のコントロールとスケジュールの管理が必要となります。
業務時間外にコミュニケーションが発生しがちに
ビジネスチャットは、社員のノートパソコンやスマートフォンからも確認できるように設定できます。
そのため、いつでもどこでも気軽にコミュニケーションが取れるのはいいことですが、業務時間外も延々とグループに投稿が続き、通知の数にストレスに感じる社員が発生……なんてことも。業務時間外の利用には、ルール設定が必要です。
社内教育のコストがかかる
ビジネスチャットを初めて使う人は、コミュニケーションに慣れるまでに時間がかかります。
ルールを決めてもなかなか浸透せず、効果が出ていないと感じることも。まずはビジネスチャットに慣れ、ツールをきちんと活用できる社員を育成し、そこから徐々に広げるようにするなど、リソースと時間をかけて導入していくのが肝となります。
対面のコミュニケーションが減りがちになる
ビジネスチャットは時短勤務やリモートワークなど、社員の多様な働き方を支援します。しかし、若手や新人の教育やフォローなど、直接話しかけた方が効果的な事柄もあり、対面のコミュニケーションが減ってしまえば支障が出ることも。
ビジネスチャットは、仕事の進行や管理は密にしても、人間関係を密にするわけではないということに留意しましょう。
ビジネスチャットを導入するときに準備しておくこと
デメリットとして挙げたことは、対策さえすれば事前に防ぐことが可能です。ビジネスチャットの導入効果を高めるためにも、導入前の準備をしっかりと進めておきましょう。
■導入目的や課題を明確にする
ビジネスチャットは、なぜ導入するのかの目的を明確にしなければ、社員の納得感を得られません。新たなツールを導入する際の抵抗感を軽減するには、なぜ導入するのか、目的を明確にし、社内に共有しましょう。目的に向かっての運用方法やルールを固める必要があります。
例えば、コミュニケーションを活性化したいという目的がある場合は、「雑談なども可能な部屋やチャンネルを用意」するなどして、利用する社員たちが発信すること、反応することに慣れるように運用していくといいでしょう。
「高いセキュリティを担保して、ビジネスのコミュニケーションをとりたい」「業務やプロジェクト管理を効率化し、仕事のスピード感を上げたい」というように、ビジネスのレベルを上げることが目的の場合は、共有の精度を上げるために、大切な情報を埋もれさせないための投稿のしかたなど、一定のルールづけをすることが効果的です。
また、「業務やプロジェクト管理の効率化」が目的の場合でも、単なるタスク管理か、CRM(顧客管理)などほかのツールとも連携した動きをしたいのかをはっきりさせましょう。要件はツール選びにも関わります。
■ビジネスチャットツールを選ぶ
ツール選びの重要な視点のひとつが、「信頼性」です。ビジネスで使うのですから、セキュリティ面のチェックはしっかり行いましょう。
また、CRMなどのツールの繋ぎ込みをしたい場合は、ビジネスチャットとの連携が可能かどうかも調べておきます。
料金体系も重要なポイントです。ここは長期的な視点でチェックをしましょう。使用可能なメンバー数や機能で料金が決まるので、社員数や導入範囲、導入目的に対して必要な機能など、長期展望を持って決めます。
表示のわかりやすさ、操作感などの使い勝手も気になるポイントです。これは、実際に使わないとわからないことが多いものです。大抵のツールもフリー契約プランがあるので、まずは無料で試してみて、魅力を感じたら有料プランに切り替えるといいでしょう。
■テスト部署を決めて運用を開始する
ビジネスチャット導入の際は、スモールスタートが成功の鍵です。ツールをいきなり大規模導入しようとすると、指南役となる社員が不足し、フォローが行き届かず、「使いにくい」という結論になることも。範囲を広げていく時に指南役を務めてくれるような部署をひとつ選び、テスト導入から始めましょう。
目的達成のためにはどのように使うと効果的なのか、初めて使う人はどこでつまずきがちなのか、テキストコミュニケーションにおけるトラブルや齟齬はどんなときに生じやすいか、などがテスト導入時に見えてきます。それらを踏まえて、自社に合った運用ルールを固めていきましょう。
ビジネスチャット運用時の基本マナー
ビジネスチャットには特有の文化やマナーがあります。基本を押さえておくと、導入が成功しやすくなります。以下の項目は、マナーとして使う人全員に浸透させましょう。
■立場に関係なく「敬語」を使う
チャットはすべて敬語で行うことを意識しましょう。発信した本人に自覚がなくても砕けた口調はテキストで見ると威圧的に感じることもあるので、同僚や後輩、部下にも敬語が鉄則です。
立場によって差をつけず、呼びかけは「◯◯さん」で統一するのがおすすめです。参加している人全員が気後れなく対等に発信できる「誰も萎縮させない」雰囲気づくりが、コミュニケーション量を増やすことにもつながります。
■短文で端的に投稿する
「お疲れ様です」「何卒よろしくお願いします」などの挨拶は、基本的に省略しましょう。「結論ファースト」の短文投稿が理想的です。
メールでは1通にできるだけ漏れなく情報を書き込みますが、スピード感が重視されるビジネスチャットでは、文面を考える時間もできるだけ短くしたいものです。会話のラリーがあるのは当たり前と考え、1投稿で完結させようとせず、不足があってもまず最優先で伝えたいことを伝えましょう。相手からの質問など、会話のラリーが続くことで、伝えるべき情報が見えてくることもあります。
■レスポンスは早めに
チャットを確認したら、できるだけ早く返事をしましょう。スピードが命なので、チャットの内容によってはスタンプやリアクションだけでも問題ありません。見ているのに反応しないというのが、相手が最も困ってしまう状況です。すぐに返信できない状況や、考えて返事をしたい場合は「本日いっぱい時間をください」など目処だけでも連絡を。
一方で、自分が投稿する時には、相手の事情を慮って即レスは求めないのが円滑なコミュニケーションのコツです。すぐに返事が欲しい時は、きちんとその旨を伝えるか、電話やボイスチャットで直接話をするほうがいいでしょう。
複数人に発信するときは「リアクションお願いします!」など最後に一文を添えると、反応もよくなりますし、受信した側も気楽に返すことができます。
■感情表現を交える
簡潔な短文投稿は、ぶっきらぼうに見えてしまうこともあります。感嘆符「!」やお礼の言葉をひと言添えて伝えると、柔らかいコミュニケーションになります。社内でのやり取りであれば、ビジネスとして許容できる範囲で絵文字を使ってもいいでしょう。
感嘆符や絵文字の使用は感情を柔らかく伝えるという点で、どちらも便利なアイテム。プライベートでのテキストコミュニケーションでは使わなくても、ビジネスの場では意識的に活用しましょう。
■【最重要】寛容になること
チャットは情報伝達の手段です。仮に日本語の間違いや、正しくない言い回しが気になってもその指摘は控え、発信しやすい空気をつくりましょう。
間違ってもしてはいけないのが、上司が部下を叱ったりして委縮させたり、雰囲気を悪くしてしまうこと。発信する人の心理的ハードルを下げ、コミュニケーションしやすい雰囲気をつくることはビジネスチャットでは大切です。教育・指導については、対面のコミュニケーションにするなどきちんと使い分けましょう。
マナーはあくまで自分がチャットをすることに気をつけることであり、相手には多くを求めない寛容さが必要です。気になることはルールづくりに反映させて、自社に合ったビジネスチャットのコミュニケーションを見つけましょう。
ビジネスチャット導入事例
最後にビジネスチャットを導入したことで、業務改善やコミュニケーション強化につながった事例をご紹介します。
■事例①〜自治体の有事に備え、職員の情報共有が強化された!
- 業種/公務
- 従業員数/101〜300名
Before/導入前の課題
災害があった際、危機管理を担当する部署が職員一人ひとりに電話をかけ、安否確認や災害対応の指示、情報確認を行っていました。指示のベースとなる資料も紙媒体のため、見直しに時間がかかり、有事の際にスピード感と確実性をもった業務オペレーションを可能にする手段を探していました。
After/導入後の効果
防災担当部局職員の数名でビジネスチャットを試験的に利用。問題なく利用できることを確認し、災害対策本部構成員へ本格的に導入しました。
導入後は、これまで紙媒体と電話で行ってきた情報共有と資料配布をビジネスチャット上で行えるようになり、情報の周知がはるかに簡単になりました。発信した情報は、既読者確認機能で誰が確認したか把握できるようになり、電話は未読の人にかけるのみで済むようになりました。チャット上の情報は検索機能で簡単に遡れるため、過去の資料や対応内容を探す時間も大幅に削減できました。業務効率化のぶん、市民からの問い合わせに集中することができるようになりました。
■事例②〜チャットツールに切り替え、業務が円滑化された!
- 業種/調査・研究
- 従業員数/10~20名
Before/導入前の課題
現地調査担当5名、研究所13名で地下水に関する調査・研究業務を行っていましたが、コロナ禍で一部スタッフが在宅勤務に。データ送付など、メールでのやり取りにはタイムラグが発生しがちなため、リモートワークの連絡手段を探していました。以前から一部スタッフはチャットツールを利用していたものの、全スタッフに拡大する際手間がかかり、ツールを切り替えることにしました。
After/導入後の効果
以前はメールだと連絡が遅く、かといって相手の手を止める電話もしにくいという思いがスタッフにありました。相手の仕事に割り込まず、レスポンスの早いビジネスチャットを利用するようになり、業務が円滑に進むようになりました。調査地で想定外の事態があった際、現場写真をビジネスチャットで研究所に送り、工事関係者に対応を依頼するという動きにも使われるように。社員全員のアカウントを作ったので、今後は社員の交流などコミュニケーション活性化にも活用していく予定です。
elgana®は初心者でも簡単に使えるビジネスチャットツール
ビジネスチャットに興味を持たれた方は、NTTグループ公式のビジネスチャット「elgana®」の導入をぜひご検討ください。
「elgana®」はビジネスに特化しており、メールよりも簡単で電話よりも手軽なコミュニケーションが行えます。便利な機能はシンプル操作で使いやすく、ITツールに不慣れな方でもすぐにご活用いただけます。
メンション機能やメッセージのピン止めといった基本的な機能に加え、メッセージごとに既読状況を確認できる「既読者確認機能」、打ち合わせや外出の日程調整が簡単にできる「アンケート機能」などがあり、業務効率化に役立ちます。
有料プランを導入していただければ、専門サポートチームが導入や運用をご支援いたします。社内にIT人材がおらず導入や不安というリソース面の不安も軽減されるはずです。
さらにNTTグループの信頼感と、充実のセキュリティ機能で安心。大切な会社の情報を守るセキュアな環境をご提供いたします。
「elgana®」はまず使用感をテストしていただくための無料プランを用意しております。ぜひお気軽にご相談ください。
- ※「elgana®」は、西日本電信電話株式会社の登録商標です。
- サービス内容や料金のご質問など、
お気軽にご相談ください。