なぜ今ビジネスチャットを使うべき？
導入や運用時に成功するためのポイントも紹介

各業界でDXが進む中、ビジネス上のコミュニケーション手段として定着してきたのがビジネスチャット。現代ビジネスのスピード感に追いつくためには、企業や事業の規模感を問わず、ぜひ使いこなしたい必須のツールとなっています。

しかし、導入したもののうまく活用できないまま、だんだんと使わなくなってしまうこともあります。コミュニケーション活性化や業務効率化など、期待した効果を得るためには、導入準備の段階や、運用時に押さえておきたいポイントを知ることが効果的です。ビジネスチャットの基礎知識から、導入・運用のポイント、導入事例までを紹介します。

目次

1. そもそもビジネスチャットとは何？
2. ビジネスチャットのメリットとデメリット
3. ビジネスチャットを導入するときに準備しておくこと
4. ビジネスチャット運用時の基本マナー
5. ビジネスチャット導入事例
6. elgana®は初心者でも簡単に使えるビジネスチャットツール

ビジネスチャットのメリットとデメリット

ビジネスチャットには電話やメールでは得られない大きなメリットがありますが、もちろんデメリットもあります。それらを押さえておけば、ビジネスチャットをうまく活用することにつながります。

■ビジネスチャットのメリット

情報漏えいなどセキュリティ面のリスクを減らせる

ビジネスチャットは、セキュアでクローズドな環境下でやり取りできるのが大きなメリットです。
また、ビジネスチャットにはさまざまなセキュリティ対策機能が備わっています。例えば、管理者側から利用者やアクセスする端末を設定することもでき、情報漏えいのリスクを最小限に抑えて管理することが可能です。

コミュニケーション量が増える

メールや電話よりも気軽に発言できるビジネスチャットは、従業員同士のコミュニケーションの活発化に役立ちます。リアクション機能などを活用すれば、社員の意思確認が手軽にでき、効率のよいコミュニケーションになります。
また、日ごろから上司や複数人に対しての発信に慣れることで、チャットの場だけでなく、会議などでも積極的に発言できるようになることが期待できます。

情報や知識の共有が簡単になる

チャットのログ（履歴）が残るので、必要な情報を検索してすぐに見つけられます。
例えば時短勤務の方がオフラインでチャットに参加していなかったとしても、時間を改めて、時系列で文脈を追いながら、正確に情報をキャッチアップすることができます。

生産性向上の一助になる

ビジネスチャットは時間の制約なく発信ができ、プロジェクトごとにグループを作って管理ができます。プロジェクトに関わる情報やデータ、タスクの共有・管理も効率的にできるので、生産性向上に役立つはずです。対面や電話でのコミュニケーションと違い、相手との予定を合わせる必要はありません。
複数人に同時に発信できる、という点は大きなメリットです。

情報の共有漏れが起こりにくい

グループ設定を活用することで、漏れなく情報共有を行うことができます。担当者にメンションをつければ、誰が対応すべき案件かわかりやすくなります。
メールならば、担当者を宛先（To）に、関係者をCCに……と送りますが、アドレスを入れ忘れたり、相手からの返信時にCCが外れたりと、全員に共有できないということが起こりがちです。
全社員に発信する場合は、メールよりも管理が簡単で、総務部門などには大きなメリットがあります。

このように、ビジネスチャットはたくさんのメリットがあります。

■ビジネスチャットのデメリット

情報が溢れて見落としやすくなる

発言をしやすい分、チャットの量が増えることで、重要な情報が流れていってしまうことがあります。
プロジェクト以外の話題や雑談などは交流を活発にしますが、情報を見落としたり、埋もれさせたりしないための運用の工夫は重要です。
大切な情報は必ず【重要】と入れる、検索しやすい言葉を入れるなどはその代表例です。

情報確認に時間が取られてしまう

きちんと情報が集まるようになることで、確認する情報量が増えすぎてしまうことがあります。
特にプロジェクトに多数関わる社員、マネージャークラスの社員には多くのメッセージが集まりがちです。チャット対応の時間も含めた業務量のコントロールとスケジュールの管理が必要となります。

業務時間外にコミュニケーションが発生しがちに

ビジネスチャットは、社員のノートパソコンやスマートフォンからも確認できるように設定できます。
そのため、いつでもどこでも気軽にコミュニケーションが取れるのはいいことですが、業務時間外も延々とグループに投稿が続き、通知の数にストレスに感じる社員が発生……なんてことも。業務時間外の利用には、ルール設定が必要です。

社内教育のコストがかかる

ビジネスチャットを初めて使う人は、コミュニケーションに慣れるまでに時間がかかります。
ルールを決めてもなかなか浸透せず、効果が出ていないと感じることも。まずはビジネスチャットに慣れ、ツールをきちんと活用できる社員を育成し、そこから徐々に広げるようにするなど、リソースと時間をかけて導入していくのが肝となります。

対面のコミュニケーションが減りがちになる

ビジネスチャットは時短勤務やリモートワークなど、社員の多様な働き方を支援します。しかし、若手や新人の教育やフォローなど、直接話しかけた方が効果的な事柄もあり、対面のコミュニケーションが減ってしまえば支障が出ることも。
ビジネスチャットは、仕事の進行や管理は密にしても、人間関係を密にするわけではないということに留意しましょう。

ビジネスチャット運用時の基本マナー

ビジネスチャットには特有の文化やマナーがあります。基本を押さえておくと、導入が成功しやすくなります。以下の項目は、マナーとして使う人全員に浸透させましょう。

■立場に関係なく「敬語」を使う

チャットはすべて敬語で行うことを意識しましょう。発信した本人に自覚がなくても砕けた口調はテキストで見ると威圧的に感じることもあるので、同僚や後輩、部下にも敬語が鉄則です。
立場によって差をつけず、呼びかけは「◯◯さん」で統一するのがおすすめです。参加している人全員が気後れなく対等に発信できる「誰も萎縮させない」雰囲気づくりが、コミュニケーション量を増やすことにもつながります。

■短文で端的に投稿する

「お疲れ様です」「何卒よろしくお願いします」などの挨拶は、基本的に省略しましょう。「結論ファースト」の短文投稿が理想的です。
メールでは1通にできるだけ漏れなく情報を書き込みますが、スピード感が重視されるビジネスチャットでは、文面を考える時間もできるだけ短くしたいものです。会話のラリーがあるのは当たり前と考え、1投稿で完結させようとせず、不足があってもまず最優先で伝えたいことを伝えましょう。相手からの質問など、会話のラリーが続くことで、伝えるべき情報が見えてくることもあります。

■レスポンスは早めに

チャットを確認したら、できるだけ早く返事をしましょう。スピードが命なので、チャットの内容によってはスタンプやリアクションだけでも問題ありません。見ているのに反応しないというのが、相手が最も困ってしまう状況です。すぐに返信できない状況や、考えて返事をしたい場合は「本日いっぱい時間をください」など目処だけでも連絡を。

一方で、自分が投稿する時には、相手の事情を慮って即レスは求めないのが円滑なコミュニケーションのコツです。すぐに返事が欲しい時は、きちんとその旨を伝えるか、電話やボイスチャットで直接話をするほうがいいでしょう。

複数人に発信するときは「リアクションお願いします！」など最後に一文を添えると、反応もよくなりますし、受信した側も気楽に返すことができます。

■感情表現を交える

簡潔な短文投稿は、ぶっきらぼうに見えてしまうこともあります。感嘆符「！」やお礼の言葉をひと言添えて伝えると、柔らかいコミュニケーションになります。社内でのやり取りであれば、ビジネスとして許容できる範囲で絵文字を使ってもいいでしょう。

感嘆符や絵文字の使用は感情を柔らかく伝えるという点で、どちらも便利なアイテム。プライベートでのテキストコミュニケーションでは使わなくても、ビジネスの場では意識的に活用しましょう。

■【最重要】寛容になること

チャットは情報伝達の手段です。仮に日本語の間違いや、正しくない言い回しが気になってもその指摘は控え、発信しやすい空気をつくりましょう。

間違ってもしてはいけないのが、上司が部下を叱ったりして委縮させたり、雰囲気を悪くしてしまうこと。発信する人の心理的ハードルを下げ、コミュニケーションしやすい雰囲気をつくることはビジネスチャットでは大切です。教育・指導については、対面のコミュニケーションにするなどきちんと使い分けましょう。

マナーはあくまで自分がチャットをすることに気をつけることであり、相手には多くを求めない寛容さが必要です。気になることはルールづくりに反映させて、自社に合ったビジネスチャットのコミュニケーションを見つけましょう。

elgana®は初心者でも簡単に使えるビジネスチャットツール

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「elgana®」はビジネスに特化しており、メールよりも簡単で電話よりも手軽なコミュニケーションが行えます。便利な機能はシンプル操作で使いやすく、ITツールに不慣れな方でもすぐにご活用いただけます。

メンション機能やメッセージのピン止めといった基本的な機能に加え、メッセージごとに既読状況を確認できる「既読者確認機能」、打ち合わせや外出の日程調整が簡単にできる「アンケート機能」などがあり、業務効率化に役立ちます。
有料プランを導入していただければ、専門サポートチームが導入や運用をご支援いたします。社内にIT人材がおらず導入や不安というリソース面の不安も軽減されるはずです。

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• ※「elgana®」は、西日本電信電話株式会社の登録商標です。