クラウドPBXとは？ 導入時に把握しておきたいメリットとデメリット
電話契約の更新時期を迎えたとき、まず検討したいのが「クラウドPBX」です。
クラウド上にPBXの機能を構築したクラウドPBXは、物理的な距離のある拠点同士の通話、在宅や社外にいる社員や従業員との通話を内線化できるという大きなメリットがあります。
また、社員や従業員自身が所有するスマホからでも会社の代表電話番号が利用可能で、まるで社内にいるかのように仕事をすることができます。
特に「拠点が多い」「現場の移転や電話の増減が多い」「テレワークが盛ん」といった事業者には理想的な選択肢だと考えられます。
この記事では、従来のPBXとクラウドPBXの違い、PBXの種類、クラウドPBXのメリットやデメリットなどを解説します。
目次
そもそも「PBX」とは？
PBXとは、「Private Branch Exchange」の頭文字をとったもので、会社や施設内の電話網を管理するための装置です。
PBXは外線からの着信を他の電話機に転送したり、社内の電話機同士で内線通話ができたり、オプションでダイヤルイン機能を利用できたりします。
PBXのおもな種類
PBXは時代の変遷とともに進化して種類も増え、現在では大きく分けて「レガシーPBX」「IP-PBX」「クラウドPBX」の3種類があります。
歴史を追いながら、それぞれのPBXを見ていきましょう。
■レガシーPBX（アナログPBX・デジタルPBX）
レガシーPBXには「アナログPBX」と「デジタルPBX」があります。
日本国内で電話交換業務が開始されたのは1890年の東京横浜間で、電話局の電話交換手に繋いでいました。やがて関東大震災を機に、1926年に初めて自動交換機が導入され、自動交換の歴史がスタートします。
その後自動化への改良がなされた結果、1967年に導入が始まった「C400形クロスバ交換機」は世界的にも優秀な電話交換機として長く利用されました。
ここまでが「アナログPBX」と呼ばれるもので、電話回線を利用するため通話品質は良好で、停電時にも利用可能でハッキングされにくいという利点もあります。
1980年代に内線交換をデジタル化した「デジタルPBX」が登場し、1990年代には外線通話もデジタル制御が可能になりました。
しかし、レガシーPBXは導入に大きなイニシャルコストがかかり、大掛かりな配線工事が必要です。レイアウト変更や回線の増減をするときも設定が複雑で、 さまざまなコストがかかることから、IP-PBXの登場により立場が少しずつ変わっていきます。
■IP-PBX
IP電話が普及し始めた2000年代になって登場したのが、IP-PBXです。インターネットプロトコルを使用して、施設内の電話を管理するシステムです。
従来のレガシーPBXが物理的な配線とアナログ技術に依存していたのに対し、IP-PBXはインターネットを介して通話するため、 音声だけでなく、ビデオ通話やデータ転送などさまざまな通信が可能になりました。
IP-PBXにはオンプレミス型（ハードウェアタイプ）とクラウド型（ソフトウェアタイプ）の2種類があります。オンプレミス型のIP-PBXは、 レガシーPBXのように施設内にPBXを設置して制御します。一方のクラウド型は、ソフトウェアを自社のサーバーにインストールするだけで利用できます。 IP-PBXは設備の柔軟性や拡張性ではレガシーPBXより優れていますが、インターネット回線を利用するため、通話品質は回線状況に依存します。
自社サーバーを利用するIP-PBXは、自社でしっかりセキュリティ対策を施すことが欠かせないうえ、専用の機器やソフトを購入する必要があるので、 後述するクラウドPBXに比べると保守コスト、イニシャルコストなどが割高です。
■クラウドPBX
2010年代にいよいよクラウドPBXが登場します。クラウド上にPBXがあるので、PBXの機能だけをサービスとして利用することができます。インターネット環境があればすぐ導入でき、 スマホやPC、タブレットなどの通信端末があればどこでも利用できます。もちろん、社内や敷地内だけでなく、社員や従業員の自宅、外出先でも内線通話が可能です。
クラウドPBXはこれからのPBXとして、大きな期待が寄せられています。
クラウドPBXのイメージ
次の章からはクラウドPBXのメリットとデメリットについて、詳しく解説します。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXは、デバイスを改めて導入する必要がなかったり、規模の拡大縮小が簡単だったりといった、手軽さがあります。そして距離があっても、
拠点間や社内のやり取りは内線通話で話せるというコスト面のメリットもあります。
さらに詳しく、以下で解説します。
■離れた拠点でも内線通話ができ通話料が削減できる
離れた拠点やリモートワークの社員や従業員との連絡に外線を利用していたケースも、クラウドPBXなら内線通話が可能です。
クラウドPBXに接続しているPCやスマホはすべて内線通話なので、大幅な通信費削減につながります。かかってきた電話を社外の社員に転送する場合も、
内線なので転送先までの通話料については無料です。ただし、社員が所有する端末を屋外で使った場合や在宅でのテレワークなど、データ通信にかかった費用は契約者である社員に請求がきます。
■社員の端末で会社番号を使った発着信ができる
クラウドPBXは、社員や従業員が自身で所有するスマホで、会社の代表電話番号を使った発着信ができます。会社で電話を受けるためだけ、もしくはかけるためだけに出社する必要はありません。
また、クラウドPBXでは、PCやタブレットにソフトフォンのアプリをインストールすれば、その端末で電話ができます。インターネットに接続できる環境があれば、 スマホがなくても、端末上で作業しながらでも通話ができます。
■スマホを複数台持つ必要がない
社員や従業員が所有するスマホにアプリをインストールすれば、同じデバイスでも業務用と個人用の電話番号を切り替えて通話することができます。スマホを複数台持つ必要がなくなるうえ、 個人の電話番号を業務で使わずに済むので、プライバシーを保護できます。
■不在メンバーへの着信は自動的に転送できる
クラウドPBXでは、不在メンバーへの着信を自動的に他のメンバーや指定した番号に転送できます。かかってきた相手に不在メンバーの携帯番号を伝えたり、スマホから折り返し電話する必要もありません。 例えば営業時間外や休業日の着信を別の拠点や代表者の連絡先に転送したり、該当部署に電話が集中した場合、他部署に転送して対応したりできます。
■導入コストがおさえられる
物理的に機器を設置する従来型のPBXは、耐用年数に限りがあるうえ、導入コストがかかります。大きな初期費用がかからないクラウドPBXなら、まず使ってみて、運用しながら検討することも可能です。 また導入時に配線や設定などの工事が不要なうえ、メンテナンスコストも大幅に削減できます。
■利用端末の増減が簡単にできる
クラウドPBXは、管理者権限のあるPCの管理画面から利用者の管理ができるので、リソースの増減に伴う回線の増減などにも迅速に対応できます。 利用者は各自のPCやスマホにアプリをインストールし、アカウント情報を入力してログインするだけなので簡単です。
■社内の保守担当者の負担が軽減される
クラウドPBXはインターネット経由でクラウドPBXのサービス提供事業者がサービスを提供するため、設置やメンテナンスも、ソフトウェアの更新やシステムの保守も不要です。
施設内に設置するオンプレミスタイプのPBXだと、メンテナンスやソフトウェアの更新などを、社内の保守担当者が行う必要があります。しかし、クラウドPBXなら、PBXの保守にかかる時間と労力を大幅に削減できるので、
保守担当者のリソースをほかの業務に充てることができます。
クラウドPBXのデメリット
一方、クラウドPBXにはデメリットもあります。
当初の見込み通りの運用ではなくなったときにコストがかかってしまったり、ネット環境が悪ければ通話品質が下がったりすることがあります。
以下で詳しく見ていきます。
■回線数によってはランニングコストが高くなることも
クラウドPBXのランニングコストは、外線通話の頻度だけではなく、回線数によっても変動します。基本的には月額料金制で、利用料は一般的に1回線に換算すると数千円程度ですが、オプションのサービスを
追加するとその分の料金が発生します。
月額料金、オプション料金、ライセンス料なども含め、現在の利用状況から鑑みてトータルコストを把握することが大切です。
■音質はネット環境に依存する
クラウドPBXの通話は、インターネット回線を利用するので、通話の品質はインターネット環境に依存します。
社外で利用する際、例えば地下やトンネルの中、山間部など、スマホに電波が届きにくい場所やWi-Fiがない場所では、通話が途切れる可能性があります。
また、リモートワークを行う社員が多い企業であれば、各自できちんと自宅のネット環境を整えてもらうということ、もしくは環境構築をサポートすることが求められます。
■従来の電話番号が使えなくなることがある
通信会社を変更するケースなど、クラウドPBXへの移行時に従来の電話番号が使えなくなることがあります。
クラウドPBXの導入時には、必ずサービス提供事業者に問い合わせて確認しましょう。
■一部かけられないダイヤルがある
クラウドPBXでは、課金システムなどに対応していないことから、以下の番号には発信できません。
020、060、0140、0160、0170、0190、0310、0450、0610、0990、1から始まる番号（141、142、1111を除く）
またクラウドPBXには「ひかり電話タイプ」と「IP電話タイプ」があり、IP電話タイプのクラウドPBXでは、以下の番号にはかけられません。
- 110：警察への緊急通報
- 119：消防署への緊急通報
- 104：番号案内
- 113：電話の故障受付
- 114：話し中調べ
- 117：時報
- 118：海上保安期間への緊急通報
ひかりクラウドPBXのようにひかり電話タイプのクラウドPBXは、110、118、119へも発信可能です。スマホやタブレットからの発信も、あらかじめ設定した携帯電話番号へ迂回して発信できます。 IP電話タイプでは110、118、119への発信ができないのが通常なので、PBXサービス提供事業者への確認が必要です。
■すでに設置しているPBXやビジネスフォンを利用する場合コストがかかる
すでに設置しているPBXやビジネスフォンを利用している場合、その契約期間中にクラウドPBXを導入すると二重にコストがかかることになります。PBXはほとんどの場合、契約期間を定めて契約しているため、 期間満了前に途中解約すると違約金が発生するケースがあります。
また、設置型のPBXを買い取りで使用している場合、減価償却期間中にクラウドPBXへ移行すると、投資した設備費が回収できなくなることがあります。
クラウドPBXの導入に向いている事業者
メリット、デメリットを比較したうえで、ではどんな事業者がクラウドPBXを活用しやすいのでしょうか。
例えば、同じ組織でありながらも物理的な距離があるとき、クラウドPBXはその価値を発揮しやすくなります。工場の敷地があまりにも広大だったり、拠点が全国に点在していたりする事業者。
また、作業拠点自体が頻繁に移動する事業者なども挙げられます。
以下からは、さらに具体的な例を交えて解説します。
拠点が多かったり敷地が広大だったりする事業者
前述したように、離れた地域に複数の拠点があったり、敷地が広大だったりする場合、すべての拠点間を内線で接続できるクラウドPBXは最適です。病院、学校、工場、ホテルなど、 広大な敷地内でも地理的な制約に左右されず、効率的な通信環境が構築できます。工場の従業員や病院スタッフなど、各自のスマホやタブレットで内線通話が可能です。
■テレワークや外出の比率が高い事業者
会社の代表電話番号で発着信が可能なので、社員のテレワークや外出の比率が高い事業者にも向いています。自動転送も可能で、電話を取り次ぐことに若手社員のリソースを取られることも減るはずです。 また、テレワークや外出中の社員や従業員との通話は内線になるため、通話料も削減できます。
■オペレーター業務が多い事業者
コールセンターやカスタマーサポートなどの電話対応が多い業務にも、クラウドPBXは最適です。コールセンターの人員数やコール状況に応じて回線数の増減が簡単で、回線が混雑して繋がらない状況を回避でき、 刻々と変わる顧客情報をリアルタイムで確認しながら、スムーズな顧客対応ができます。高度なセキュリティ対策が可能なPBXサービス提供事業者を選べば、在宅でのオペレーター業務も安心して行えます。
■作業拠点の移動が多い事業者
イベント会場の設営など、作業拠点がたびたび変わり、移動が多い事業者にもおすすめです。設備の配線や設置が不要なため、すぐに環境を整えられて、現場内での内線通話もスムーズです。 広大な現場でも、端末とネットワーク環境を準備できればクラウドPBXですぐに稼働を開始できるほか、通話コストも抑えられます。
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従来型のPBXでは、内線通話の範囲は限定的で、メンテナンスやセキュリティ対策を定期的に行う必要がありました。不具合やメンテナンスなどのたびに専門業者を呼んだり、 装置の交換を余儀なくされたりといったケースもあったのではないでしょうか。
クラウドPBXは導入コストを抑えられるうえに、従来型ではできなかったさまざまなことが可能になります。構内だけでなく、離れた拠点間も内線化できたり、社員のスマホで会社の 代表電話番号の発着信ができたりと、大幅な時間とコストの削減が可能です。
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