大学内の証明書発行サービス（導入事例）

• コンビニ発行

学生サービスとICTはもう切り離せない関係になっています。これからの学生サービスは今回の証明書発行と同様にスマートフォン対応で24時間365日、いつでもどこでも使えるものであるべきだと考えています。コンビニでの証明書発行についても、NTT西日本が開発した画期的なサービスによって「実はこんなに簡単に実現できる」ということが明らかになったので、今後大学業界のスタンダードになっていくと思っています。

現在、「各種証明書コンビニ発行サービス」を活用した、卒業生との関係強化を模索しています。このサービスの初回利用時には本人確認のために個人情報を入力してもらうので、併せて同窓会への登録も促すような仕組みを整え、卒業生向けのサービス向上のさらなる拡充にも繋げていきたいと考えています。

• コンビニ発行

これまで本学では、在学生の証明書発行はキャンパス内の自動発行機、卒業生は事務室の窓口もしくは郵送で受付をしていました。在学生にとっては、発行機の稼働時間外に発行できない、新学期には混雑で行列ができる等といった多くの制約・問題がありました。また、卒業生の証明書発行ニーズは年々増加していますが、開室時間内に窓口に来室するのが難しかったり、郵送での申請は手間がかかったりと卒業生・職員側双方の負担となっていました。

これらの課題を解決するため、NTT西日本の「コンビニエンスストア証明書発行サービス」を導入し、2017年10月に運用を開始。在学生・卒業生ともに時間や場所にとらわれずに証明書発行が可能になりました。さらに、職員の業務負担も軽減することができました。今後は同サービスで利用できる証明書の種類を拡充し、さらなるサービス向上に努めていきたいと考えております。

• コンビニ発行

学生・卒業生の活動はますます多様化しています。学生・卒業生の様々なニーズに対応するため、大学が提供している各種サービスのオンデマンド化は早急に対応しなければならない課題であると考えています。特に、卒業証明書、在学証明書、成績証明書の各種証明書は、学生・卒業生が活動するうえで必要とされることが多いにも関わらず、その発行申込みから受け取りまでに生じる時間的・地理的制約の解決は急務でした。

本学は、2018年4月からコンビニ証明書発行サービスの提供を開始しました。これにより、導入直後に発生した自然災害時においても各種証明書の発行を遅滞させることなく対応できました。同サービスは学生・卒業生に利便性の向上をもたらしました。また、導入までの時間や手間を抑えただけでなく、窓口業務の負担軽減にもつながりました。

• コンビニ発行
• 学内発行機連携

本学では、2018年7月に証明書発行サービスを導入しました。導入前、在学生は学内の「証明書発行機」もしくは「窓口」、卒業生は「窓口」もしくは「郵送」で対応していたため、場所や時間が限定されていました。しかし、サービス導入後は、在学生・卒業生ともに、学内の証明書発行機だけでなく、全国の本サービス対応コンビニエンスストアで証明書が発行可能となり、場所や時間の制約がなくなったことで、利便性が大幅に向上しました。全国各地から申請があり、導入の効果を実感しています。

また、発行手数料や自動発行可能な証明書種類の見直しを行い、「証明書発行サービス」利用への移行が順調に行われた結果、「窓口」と「郵送」の申請が昨年同時期と比べ半分以下となりました。職員の業務負担（窓口対応・作成作業・発送作業など）が軽減され、こちらも期待以上の効果でした。